Opter pour la dématérialisation des documents - zoom sur la facture électronique

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Opter pour la dématérialisation des documents - zoom sur la facture électronique


Les entreprises françaises continuent à consommer chaque année de plus en plus de papier, alors que l’industrie papetière est l'une des plus polluantes.
Les échanges commerciaux imposent aux entreprises d’émettre un certain nombre de documents tels que les factures. Pour cela, le support le plus répandu est bien entendu le papier, mais il existe aujourd’hui une autre solution plus économique et plus écologique : la dématérialisation.

Qu’est-ce la dématérialisation ?
Derrière un mot un peu pompeux se cache une notion très simple. La dématérialisation c’est tout simplement le remplacement du support papier par un fichier informatique. On parle aussi parfois de gestion électronique de document (GED).
C’est donc ce que nous faisons tous les jours lorsque nous écrivons un e-mail plutôt qu’une lettre.

Repère :
D’ici une dizaine d’années, selon la tendance actuelle, la consommation mondiale de papier pourrait croitre de 40%, impliquant une déforestation dramatique pour l’équilibre environnemental de la planète et une augmentation importante du prix du papier.


Il existe 2 types de dématérialisation de facture :
La dématérialisation simple : une facture électronique est envoyée au client et une facture papier est archivée par l’entreprise émettrice.
La dématérialisation fiscale : autorisée par la directive européenne 2001/115/CE, elle autorise les acteurs des échanges, clients et fournisseurs, à se dédouaner complètement du format papier.
La dématérialisation appliquée aux factures est aussi appelée facture électronique.

Repère :
Connaissez-vous le coût de traitement d’une facture papier ?
Selon une enquête BVA, le coût moyen estimé de traitement d’une facture sur l’ensemble du processus est en moyenne de 26 euros (17 euros à la charge de l’acheteur et 9 euros pour l’émetteur)
On estime que le coût de traitement de la facture dématérialisée est divisé par 2 par rapport à la facture papier.
La dématérialisation présente de nombreux avantages :
Réduire significativement l’utilisation de papier et diminuer ainsi son impact sur l’environnement
Diminuer significativement les coûts, liés à l’achat de papier, aux traitements de documents papier et de frais d’envoi postaux.
Améliorer l’image éco-responsable de votre entreprise par une communication adéquate en interne et en externe.
Faire disparaitre les temps de transmission de documents. L’envoi et la réception sont quasiment instantanés.


Votre plan d’action en 3 étapes :

Identifiez les documents pouvant être dématérialisés c'est-à-dire transformés en documents électroniques
Identifiez tous les documents grands consommateurs de papier et pouvant être transformés en format électronique (factures, supports commerciaux, base tarifaire, notes de services…)
Identifiez les interlocuteurs susceptibles de recevoir des documents électroniques
Listez vos interlocuteurs et vérifiez le type de communication utilisé (envoi par courrier, fax, e-mail…)
Identifiez les interlocuteurs avec qui vous pouvez communiquer par format électronique (pour lesquels vous disposez d’une adresse e-mail par exemple)
Interlocuteurs internes
Interlocuteurs externes (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…)
Demandez à vos interlocuteurs de vous fournir une adresse e-mail.
Proposez à vos interlocuteurs de recevoir des documents électroniques, en particulier des factures.
Dématérialisez vos documents : transformez vos documents en format électronique
Avec le développement croissant de l’informatique, nous disposons aujourd’hui de nombreux outils qui nous permettent de réaliser nous-mêmes cette dématérialisation. Il est aussi possible de faire appel à des prestataires spécialisés.
Le format PDF (de l’éditeur Acrobat Reader) est un excellent moyen et très simple de dématérialiser vos documents et entre autres les factures. Téléchargez un logiciel de transcription. Certains sont gratuits.
Privilégiez des formats de documents répandu et reconnu par tous.
La transmission de facture électronique nécessite de prendre des précautions afin de s’assurer de la légalité de son document, des obligations relatives à son archivage et de la capacité de son client à recevoir un format.
Vous pouvez sous-traiter cette activité à des sociétés qui vous fourniront une solution clé en main et sécurisée. D’autres prestataires pourront vous conseiller et vous aider à mettre en place cette démarche en interne.
Repère :Dans une entreprise, la consommation annuelle moyenne de papier est de 75 kg par personne, soit l’équivalent du volume de 2 arbres entiers.